Ge.Co. è un sistema progettato per fornire un insieme di strumenti utili per supportare sia i venditori che i loro Responsabili nella gestione delle trattative commerciali e delle attività ad esse correlate.
Quali Aziende sono interessate a Ge.Co.
Ge.Co. è utile per tutte quelle Aziende che:
· Hanno una forza vendita composta da almeno 2 o 3 persone.
· Sottopongono ai loro Clienti offerte "ad-hoc" o comunque di Servizi.
· Vogliono tener traccia, per vari motivi, della qualità e della quantità delle trattative in corso con i vari Clienti.
· Vogliono avere delle statistiche sulla riuscita delle trattative.
· Vogliono avere un unico strumento e un unico "insieme di dati" che riguarda la forza vendita.
· Vogliono automatizzare un lavoro difficilmente automatizzabile come la creazione di offerte ad-hoc.
· Vogliono avere previsioni sul fatturato possibile sulla base di dati concreti.
· Vogliono dare uno strumento moderno, agile ed efficiente ai loro venditori e ai loro Responsabili.
Ambiente di lavoro
Si ipotizza che GeCo sia usato in una organizzazione commerciale che in linea di massima è così strutturata:
Vantaggi di Ge.Co.
Per la Direzione, usare Ge.Co. significa:
· Un unico archivio per tutte le trattative: un unico Archivio elettronico, centralizzato e aggiornato, su cui si trovano tutte le trattative e le offerte presenti e passate. Non è più necessario affidarsi solo alla memoria del Venditore, le vecchie trattative sono tutte consultabili e si può più facilmente rintracciare tutte le notizie relative a offerte fatte in passato per lo stesso cliente o su argomenti simili fatte per altri Clienti.
· Avere subito il quadro della situazione: quali sono attualmente le opportunità commerciali, quali sono le cifre in gioco, le previsioni di fatturato, quali tipi di trattative stiamo seguendo, quale percentuale di trattative si concretizzano in Contratti, quali sono i Venditori che hanno più successo, ecc.
Per il Responsabile Commerciale, usare Ge.Co. significa:
· Più facilità nel coordinamento: maggiore passaggio di informazioni. Diminuisce grandemente il rischio di perdere qualche buona trattativa a causa di ferie, malattie o dimissioni di un Venditore.
· Omogeneità nella presentazione dell'Azienda: grazie ai modelli standardizzati di offerta, gli Agenti e i Venditori operano in maniera più consona all'immagine che l'Azienda vuole dare di sé., oltre al fatto che, essendo i modelli gestiti centralmente, una eventuale variazione di prezzi di listino o di prodotti offerti viene immediatamente riportata a tutti.
· Capire dove intervenire: vedere immediatamente quali sono le trattative più importanti e, di conseguenza, capire subito quali sono le trattative su cui il Responsabile deve dare supporto al Venditore.
Per il Venditore, usare Ge.Co. significa:
· Velocizzare il processo di redazione delle Offerte: i modelli di documento vengono compilati automaticamente da GeCo usando i dati del Cliente. In pochi secondi un'offerta può essere pronta.
· Avere sempre sott'occhio le proprie trattative: e i propri Clienti. Tenere una storia dei rapporti intercorsi con ogni cliente o con ogni tipo di prodotto offerto.
· Tenere traccia dell'andamento delle trattative: anche se queste si protraggono nel tempo.
· Trovare subito i dati: relativi sia a un Cliente che a una trattativa.
· Usare strumenti conosciuti: GeCo è integrato con Microsoft Word.
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Fin dalla sua fondazione, Octet ha perseguito una filosofia di costante evoluzione e miglioramento dei propri prodotti.
I suggerimenti e le critiche dei Clienti ci permettono di raffinare ed ampliare sempre di più e sempre meglio le funzionalità
di quanto da noi sviluppato. La Società si basa sull'esperienza di persone che operano con successo in questo Mercato da oltre
20 anni e l'Automazione della Forza Vendita è il nostro settore di attività di maggior successo, con ottime referenze
documentabili.
Requisiti di sistema
GeCo funziona in maniera soddisfacente già su un computer così configurato:
· CPU 166 MHz
· RAM: 32 MB
· Monitor da 15" (meglio un 17") in grado di mostrare almeno 256 colori diversi contemporaneamente
· Disco rigido con 2 MB liberi più lo spazio per i dati (circa 1 MB per ogni 200 trattative)
· Sistema operativo: Windows95 o superiore, Windows NT Workstation 4.0 o superiore, Windows NT Server 4.0 o superiore
GeCo può funzionare correttamente anche su macchine con hardware meno potente.
In caso di configurazione Client/Server, ovviamente la macchina in questione deve essere collegata in rete e deve poter avere accesso alla base dati sul Server.
Funzionalità principali
· Base Dati condivisa in rete: tutti gli Utenti accedono agli stessi dati
· Divisione dei ruoli degli utenti tra Amministratori e Agenti.
- Gli Amministratori hanno visibilità su tutte le trattative
- Gli Agenti/Venditori hanno visibilità solo sulle trattative che li riguardano
· Base Dati protetta da password : non è possibile accedere ai dati delle trattative se non autorizzati
· Potenti e veloci funzioni di ricerca (non è mai necessario doversi ricordare un Codice!)
· Possibilità di indicare una percentuale di chiusura delle offerte
· Possibilità di indicare il valore delle offerte
· Possibilità di indicare il tipo delle offerte
· Possibilità di indicare lo stato delle offerte
· Possibilità di utilizzare più Basi Dati
· Possibilità di ottenere statistiche sulle trattative, in diversi periodi di tempo, elaborate secondo vari parametri, come nelle figure seguenti:
· Possibilità di filtrare le trattative per visualizzare solo quelle di interesse al momento, con un gran numero di filtri predefiniti.
Ulteriori filtri possono essere aggiunti facilmente.
Oltre alla possibilità di filtrare le trattative per vederne solo una parte selezionata, i filtri possono essere usati anche per ordinare i dati relativi alle trattative.
L'effetto del filtro viene annullato facilmente, tramite il tasto Refresh
· È possibile far generare le offerte AUTOMATICAMENTE a Microsoft Word
I dati relativi alla Società, all'indirizzo, al numero di telefono dei clienti vengono sostituiti automaticamente all'interno del documento. In questo modo si evitano errori di stesura e di battitura.
· Geco integra anche una pratica agenda degli appuntamenti
Ambiente di impiego di Geco
Le caratteristiche avanzate di Geco possono essere sfruttate appieno in una rete locale, ma è possibile anche impiegare Geco in configurazione monoutente.
Anche in questo caso, si può trarre vantaggio da tutte le capacità di Geco.
