S.F.E.R.A.

Sales Force Effectiveness Reporting & Analysis

S.F.E.R.A. o anche SFERA è un servizio comprendente un insieme di software modulare che permette di tarare la spesa relativa al Sistema Informativo in funzione delle esigenze, e di godere di un costante aggiornamento tecnologico e funzionale.

Principali vantaggi

Rapidità d’implementazione.

• L’uso dell’interfaccia Web permette agli ISF dotati di un qualsiasi PC e di una connessione a Internet di cominciare a lavorare sin da subito, evitando la necessità di installazioni, spedizioni e rispedizioni dello hardware, come invece sarebbe necessario con una soluzione più tradizionale.
• Il sistema per gli AM, pur essendo implementato in modo client/server tradizionale incorpora la tecnologia ClickOnce Microsoft, che permette, oltre alla quasi completa automazione dell’installazione, il costante aggiornamento del software senza intervento dell’Utente o del servizio di supporto.
• La riduzione dei tempi di messa in opera della Soluzione e i pochi interventi tecnici necessari comportano ovviamente costi più contenuti

Esperienza del fornitore.

• La scelta di aggiornare continuamente le tecnologie sottostanti al sistema informativo permettono a chi ne usufruisce di godere di tutti i vantaggi in termini di prestazioni, funzionalità e aumento di sicurezza permesso dall’adozione delle nuove tecnologie, senza ulteriori interventi.
• La prima implementazione di un sistema per ISF a cura di Octet è stata completata nel 1999.
  Oltre 15 anni di esperienza sulle problematiche e sulle casistiche possibili in un sistema informativo di questo genere ci hanno permesso di sviluppare una soluzione e una qualità di servizio sicuramente adeguati ad ogni esigenza.
• SFERA è stato sviluppato usando quanto di meglio il mercato offre dal punto di vista delle tecnologie di sviluppo.
• Dal 1998 ad oggi altri fornitori molto più grandi di Octet, considerati per questo più "affidabili" hanno chiuso i battenti, lasciando i loro clienti nell’incertezza e con la necessità di sostituire un sistema non più supportato. Octet si è sempre proposta e comportata come partner per ogni tipo di soluzione relativa ai sistemi informativi.

Attenzione alle esigenze degli Utenti.

• SFERA permette loro di usufruire fin da subito di un Sistema Informativo.
• Migliora la raccolta dei dati, usando strumenti più agevoli di quanto sarebbe possibile in altro modo.
• Permette di lavorare su strumenti standard e con dati in formati standard
• Contiene un sistema integrato per la raccolta e la segnalazione degli errori software e per i suggerimenti degli Utenti.

Riduzione dei costi diretti e indiretti.

• SFERA permette di avere maggiori certezze sui costi del sistema nel suo complesso, minimizzando sia i costi di startup che quelli di manutenzione negli anni successivi.
• Gestire gli ISF in modo moderno ed efficiente senza necessità di acquistare hardware e software apposito, minimizzando il training necessario.
• Iniziare ad implementare un Sistema Informativo con la consapevolezza che il lavoro iniziato non avrà obsolescenza e sarà disponibile anche quando in futuro verranno aggiunte nuove funzionalità.
• Avere una Base Dati in continuo aggiornamento con costi minimali , senza la necessità di affidarsi a costosi provider di dati.
• Implementare eventuali nuove funzionalità che l'Azienda riterrà utili in futuro, o migliorare quelle già implementate, avendo la possibilità di affidarsi ad un partner consolidato e disponibile.

Architettura del Sistema Informativo

Vengono qui descritte a grandi linee e da un punto di vista più tecnico le principali funzionalità del Sistema Informativo.

Funzionalità del Sistema

Il servizio SFERA si basa, dal punto di vista informatico, sulle seguenti funzionalità principali:

• Client Web
• Client Sede
• Client AM
• Sistema Server
• Portale

Ripartizione funzionale del sistema.

SFERA implementa le funzionalità sopraelencate come descritto nella seguente tabella.

SFERA è quindi costituito da 5 moduli principali e viene utilizzato da 4 classi di Utenti.

La figura seguente offre una visione d’insieme dell’architettura del Sistema, con riferimento alle classi d’utenza.

ISF: SFERA/Web

SFERA/Web è la parte del Sistema informativo implementata sul Web e destinata agli ISF. Un tale tipo di realizzazione ha dei considerevoli vantaggi rispetto a sistemi più tradizionali.

Vantaggi della implementazione Web

• Accessibilità da qualsiasi postazione Internet al mondo.
• Eseguibile unico (si evita di dover installare un applicativo su ogni macchina).
• Aggiornamento istantaneo del DB su ogni postazione.
• Configurazioni di connessioni standard (una qualsiasi connessione a Internet, effettuata con qualsiasi mezzo, è adatta).
• Multiclient (usabile su postazioni windows o Android o Mac).
• Installazione istantanea di nuove funzionalità o di correzione di errori su tutti i PC di tutti gli ISF.
• Sistema di accesso protetto da una coppia di Username/Password in modo da evitare accessi e modifiche indesiderate. E’ possibile incrementare ulteriormente il livello di sicurezza tramite l’uso di VPN e altre tecnologie.
• Sistema di log per controllare chi accede, da dove e quando.
• Nessun problema di sicurezza o di privacy qualora un ISF subisca il furto delle sue apparecchiature.
• L’applicativo è sviluppato con i più moderni mezzi ed è installato e configurato su server di provata velocità e affidabilità, dotato di una veloce connessione a Internet.
• Delegare agli ISF la raccolta, la manutenzione e la trasmissione dei dati in modo che siano immediatamente disponibili per la elaborazione.
• Delega a Octet di backup, manutenzione Server, prodotti software, ecc
• Minimizzazione dei costi.
• Possibilità di cominciare fin da subito ad usare un sistema informatico strutturato per gli ISF senza dover obbligatoriamente dotarli di hardware/connessioni/software/servizi che invece sarebbero necessari con soluzioni tradizionali.

Svantaggi della implementazione Web

• È necessaria una connessione a Internet per ogni ISF e AM.

Funzionalità principali

L'elenco si può sintetizzare come segue:

Agenda

• L’agenda raccoglie tutte le attività che vengono svolte e serve a pianificare le attività future.
• Una giornata è composta da un numero di fasce programmabile a seconda delle esigenze aziendali (minimo 2, mattino e pomeriggio).
• Le attività possono essere di tipo visita, congresso, permesso, ecc … Il sistema permette di inserire facilmente anche quelle di lunga durata (ferie, maternità, ecc.)
• Le giornate presenti nell’agenda possono essere aperte o chiuse.
• Le giornate chiuse, trascorso un intervallo di tempo (a scelta del Cliente), non possono più essere modificate.

Rapportazione

• Per ogni visita è obbligatorio associare almeno un "argomento di conversazione" o "battuta". Questo permette di effettuare le necessarie statistiche sulla rispondenza degli ISF alle strategie del marketing.
• È ovviamente possibile associare ad ogni visita gli scarichi saggi. Sono previsti i controlli sulla quantità di saggi consegnati ad ogni medico, con confronto sulle quantità massime ammissibili da ogni Regione italiana.
• Oltre alle Persone delle microaree assegnate, ad ogni ISF sono associabili le Persone di Enti ed Aziende appartenenti alla sua zona.

Gestione della propria anagrafica (le Persone)

• Della intera Base Dati, a ogni ISF vengono assegnate le persone cui farà riferimento (Universo persone). Da questo "universo", l'ISF sceglierà quelle che intende visitare, che costituiranno lo "schedario personale".
• Le Persone possono essere Medici domiciliari o specialisti, od ospedalieri, oppure Farmacisti, o altri "attori" a cui viene rivolta l’attività degli ISF.
• S.F.E.R.A. comprende tutte le funzionalità necessarie alla loro gestione e alla loro manutenzione. E’ incluso un sistema per la verifica della correttezza delle informazioni. La verifica può essere "fatta in casa" o demandata a entità esterne, a seconda delle necessità.

Enti ed Aziende

• Oltre agli Enti (Ospedali, ASL…), S.F.E.R.A. permette di gestire anche le Aziende (farmacie, stabilimenti termali, centri di benessere e bellezza, ecc.)
  
• S.F.E.R.A. comprende tutte le funzionalità necessarie alla loro gestione e alla loro manutenzione. E’ incluso un sistema per la verifica della correttezza delle informazioni. Anche in questo caso la verifica può essere "fatta in casa" o demandata a entità esterne, a seconda delle necessità.

Piani di lavoro

• I Piani di lavoro sono essenzialmente un elenco di persone che vengono viste in un dato giorno in un ordine specificato dall’ISF
• Servono a pianificare le attività di visita, dando così la possibilità ad ogni ISF di ricordare il proprio "giro" se si è dimostrato efficiente dal punto di vista degli orari, del traffico, ecc.
• I Piani di lavoro sono particolarmente utili per i nuovi ISF, che in questo modo avranno una traccia di come lavorava chi li ha preceduti.

Giornate chiuse

• Una volta completata l’attività di rapportazione, l’ISF può "chiudere" una giornata.
• La chiusura serve a contrassegnare la giornata per le statistiche e per permettere allo stesso ISF di proseguire con le attività di rapportazione con le giornate rimaste "aperte".
• Serve anche al sistema per evitare di avere "buchi" nelle attività degli ISF
• Una giornata chiusa da non troppo tempo è "riapribile" per inserire attività eventualmente dimenticate. Quando una giornata viene riaperta, l’ISF non può fare altro fino a quando non ha completato e richiuso la giornata in esame.

Note spese

• L’intera nota spese mensile dello ISF viene memorizzata nel DB, permettendo le necessarie statistiche e i relativi controlli.
• L’ISF può ovviamente inserire, estrarre e stampare la nota spese mensile.

Sede: SFERA/Client

Le funzionalità necessarie a visualizzare nel modo necessario le informazioni provenienti dagli ISF e raccolte nella Base Dati sono realizzate dal modulo SFERA/Client.
SFERA/Client è il programma che permette di eseguire tutte quelle interrogazioni sulla Base Dati utili alla Direzione Vendite e alla Direzione Marketing.
Viene installato su normali PC collegati in LAN o in VPN al Server che contiene i dati del Sistema. Qualora vi siano esigenze di consultare i dati da remoto, è possibile ovviamente installarlo e configurarlo in modo che acceda al DB (sempre, per maggiore sicurezza, tramite una VPN) in qualsiasi situazione in cui non sia possibile la connessione LAN.

Le funzionalità principali di SFERA/Client sono:

• Esecuzione di interrogazioni di ogni tipo sulla Base Dati.
• Gestione delle tabelle di configurazione.
• Le interrogazioni possibili sono numerose e possono avvenire sia sull’intera Base Dati che su porzioni di essa.

Le interrogazioni e statistiche sono le seguenti:

• Selezione delle Persone in base a uno o più criteri.
• Gestione anagrafiche.
• Visualizzazione dettagli visite dei medici.
• Riepilogo saggi consegnati a medici.
• Elenco visite effettuate da un ISF in un giorno con dettagli sulla singola visita selezionata.
• Riepilogo visite effettuate a medici nell’ultimo anno.
• Elenco medici mai visitati dato un ISF in un periodo.
• Statistiche varie sulle rapportazioni, con evidenza sugli ISF che non rapportano da N giorni.
• Statistiche sui giorni lavorati da un ISF vs. giorni lavorativi.
• Statistiche su visite giornaliere e mensili, sia su un singolo ISF che su un gruppo a scelta.
• Statistiche su frequenza e copertura visite, sia su un singolo ISF che su un gruppo a scelta.
• Estrazione dei dati in formati adatti a rielaborazioni con strumenti "office" quali Excel, Access, Word, Lotus, OpenOffice…
• Le statistiche effettivamente disponibili ovviamente dipendono dalla disponibilità dei dati inseriti dagli ISF
• In aggiunta alle visualizzazioni standard, la possibilità di estrarre i dati in Excel, Access, Lotus, OpenOffice, ecc., permette a chi consulta i risultati di ottenere ulteriori rielaborazioni o visualizzazioni più consone ai risultati che si vogliono evidenziare.

Service Provider: SFERA/Server

Le caratteristiche principali del sistema lato Service Provider sono implementate dal modulo SFERA/Server. In sintesi:

• Realizzazione di un substrato informativo adatto a supportare le funzionalità necessarie per la Sede e gli ISF.
• RDBMS standard e di facile approccio (SQL Server).
• Base Dati con tutti gli accessori e gli assetti necessari alla sua integrità.
• Integrazione con i programmi normalmente usati per l’automazione di ufficio.
• Le caratteristiche già viste nel paragrafo SFERA/Web

Portale

È lo strumento con il quale è possibile gestire le comunicazioni fra Azienda e ISF e AM

• Gestione comunicazioni.
• Area download.
• Circolari di ciclo.
• Prodotti per aree.
• Gestione corsi di formazione online
• Gestione FAQ

Come acquistarlo

Perché comprare un servizio dalla Octet?

La nostra Società è stata fondata nel 1996, si basa sull'esperienza maturata in oltre 30 anni di esperienza dei soci fondatori e su collaboratori accuratamente selezionati e istruiti. I nostri prodotti sono in costante evoluzione e CONTIAMO sui suggerimenti dei Clienti per il costante miglioramento delle funzionalità e della semplicità d'uso.

Scarica la presentazione di SFERA